TAREA MÓDULO 4
Informe sobre el
proyecto DIGITALEXP (Grupo MOOClanders2017)
Seguidamente
valoramos algunos aspectos que, en nuestra opinión, han influido de modo
especial en el éxito de nuestro proyecto.
Definición
del proyecto
Desarrollo
de una aplicación informática que permita el almacenamiento electrónico de los
expedientes tramitados de manera no electrónica, como sistema transitorio antes
de la implantación de la Administración Electrónica. Este sistema informático
deberá ser compatible en el futuro con la aplicación informática que implante
la Administración de la CAIB, así como con la aplicación informática de la
Administración de Justicia.
El
sistema informático se implementó en el Departamento de los Servicios Jurídicos
de la Consejería de Educación y Universidad.
Indicadores
Los
principales indicadores (KPIs) definidos para el proyecto han sido los plazos y
los costes. Así, se ha conseguido evitar
la variación en los plazos previsto con la entrega de la aplicación informática
según lo planificado. No en vano, se definió como actividad crítica el
desarrollo del programa informático (evitando así el retraso en su entrega).
Los
costes se adecuaron a la valoración inicial prevista lo que permitió la ejecución
del contrato con la empresa contratista, sin necesidad de tramitar ninguna
modificación presupuestaria al respecto. El control de este aspecto resultó de
gran importancia dado que, al tratarse de una Administración, las
modificaciones presupuestarias se hubieran tenido que ajustar a los requisitos
legales previstos para estos supuestos (con la correspondiente tramitación
administrativa), lo que sin duda habría afectado negativamente sobre los plazos
previstos de entrega.
Alcance
y Actividades del Proyecto
1.
El
producto electrónico que permita el almacenamiento de la documentación,
previamente digitalizada, de los expedientes administrativos del Departamento
que se tramitan en papel, ha sido totalmente desarrollado e implantado de
acuerdo con los períodos previstos para cada fase (1 mes de selección y
formación del equipo interdepartamental, 4 meses de desarrollo del programa
informático, 2 meses de prueba piloto, 2 meses de implementación del programa
en la Consejería de Educación y Universidad y 1 mes de difusión y comunicación
del Proyecto) y se encuentra en funcionamiento. No se han producido
desviaciones o cambios significativos en el cronograma ya que se ha realizado
un seguimiento exhaustivo y detallado del desarrollo del programa informático
para poder solventar cualquier tipo de incidencia y, en su caso, equilibrar la
carga de recursos destinada a esta fase.
2.
Se
ha desarrollado una plataforma o base de datos donde se almacenan
electrónicamente la documentación de los expedientes administrativos.
3.
Se
ha desarrollado una base de datos sobre las consultas formuladas a los
funcionarios del Departamento y las respuestas dadas.
4.
Se
ha creado un fichero de datos de carácter personal para cumplir con la
legislación de protección de datos mediante la tramitación de una norma.
5.
Se
han digitalizado los expedientes ya archivados correspondientes a los últimos
dos años.
6.
Se
dispone del manual de usuario.
7.
Se
han realizado las actividades de formación de personal usuario.
8.
Se
espera que al final de 2018 el 100% de la documentación de los expedientes
administrativos se almacenará en la plataforma o base de datos objeto del Proyecto.
Se ha iniciado esta tarea.
9.
Se
ha implantado un servicio de soporte a cargo de la empresa contratista para la
solución de incidencias que genere el programa informático, así como un
servicio de mantenimiento.
Recursos
humanos
El
equipo está compuesto por seis personas de la Consejería:
§ El jefe del Departamento (director
del Proyecto) y el jefe de servicio de la unidad administrativa que lo implanta
(coordinador).
§ Para la fase del desarrollo del
programa informático. El personal lo fijó la empresa contratista, siempre
dentro de los límites del presupuesto asignado al contrato.
§ Para la prueba piloto se
necesitaron dos personas. Esta prueba permitió la mejora del programa y la
corrección de algunas de sus características.
§ Para la fase de implementación del
programa informático se necesitaron dos personas con conocimientos
informáticos, una de la DG Desarrollo Tecnológico y otra de la empresa
contratista.
§ Finalmente, dos personas se
encargaron de la difusión y comunicación del proyecto a través de intranet y en
el portal de la Consejería. Una de ellas había trabajado también en la prueba
piloto.
Costes
·
Selección
y Formación del equipo: retribuciones funcionariales proporcionales al tiempo
dedicado (€). Coste del curso de formación (incluido en el contrato).
·
Desarrollo
programa informático: 12.000 €, incluye el manual de Usuario.
·
Prueba
piloto: retribuciones funcionariales proporcionales al tiempo dedicado.
·
Implementación
del programa informático: parte proporcional del coste de la fase del
desarrollo del programa informático, y además las retribuciones funcionariales
proporcionales al tiempo dedicado (€).
·
Difusión
y comunicación del proyecto: retribuciones funcionariales proporcionales al
tiempo dedicado.
Riesgos
Se
habían detectado una serie de riesgos en el proyecto al inicio de la
planificación:
·
Disponer
de presupuesto suficiente para realizar el Proyecto: Al final se contó con
dicho presupuesto.
·
La
posibilidad de que el Proyecto no sea un objetivo estratégico prioritario para
los cargos políticos de la Consejería: El proyecto se ha entendido desde la
dirección política de la Consejería como una necesidad clave para dar
cumplimiento a la normativa sobre procedimiento administrativo y como un punto
de inicio en el camino hacia la implantación de la Administración electrónica
en la CAIB. Por ese motivo se consiguió la autorización pertinente para poner
en marcha el proyecto.
·
El
posible rechazo de los funcionarios que deben trabajar con la aplicación
informática. El manejo del programa, sobre todo al principio, puede conllevar
la necesidad de dedicarle un tiempo de la jornada de trabajo: La empresa
contratada para el desarrollo del programa informático realizó una sesión
formativa al personal y proporcionó el correspondiente Manual de Usuario. Se
incluyó en los costes del proyecto por parte de la empresa contratista. La
nueva dinámica creada por la aplicación informática generó cierta resistencia
en varios trabajadores del órgano receptor lo que derivó en la necesidad de
llevar a cabo un proceso de explicación y formación para que se familiarizasen
con la nueva herramienta informática por parte del equipo gestor del proyecto
que ha conseguido motivar al personal usuario.
·
El
trabajo de digitalizar los expedientes que ya están archivados será lento y
habrá que buscar tiempo para realizar este nuevo trabajo. Será un trabajo un
poco más lento pero ya se ha iniciado y es factible que se consiga ya que el
personal se ha mostrado implicado en el mismo.
·
Las
especificaciones técnicas que exigía la Dirección General de Desarrollo
Tecnológico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears,
las cuales fueron muy exigentes y se tuvieron que incluir en el pliego de
prescripciones técnicas del contrato de suministro del programa informático a
desarrollar por una empresa externa a la Administración. Al final el contrato
contó con la aprobación de la citada Dirección General.
Adquisiciones
La contratación de
la empresa para desarrollar el programa informático se realizó según el plan
previsto, así como el desarrollo del programa, habiéndose realizado pequeños
cambios en la recepción del programa a los efectos de solucionar diversas
incidencias que surgieron en la instalación del programa en los ordenadores de
los usuarios.
Acciones
correctivas
En el seguimiento
del Proyecto se han detectado algunas incidencias informáticas por la falta de
memoria RAM de algunos ordenadores bastante antiguos, por lo que como acción
correctiva se ha considerado necesario adquirir nuevos ordenadores con mayor
memoria RAM para substituir a los ordenadores antiguos.
Lecciones
aprendidas
Las
lecciones aprendidas, principalmente, han sido dos:
1.
Para
llevar a cabo la gestión de un proyecto en la Administración Pública es
fundamental contar con el impulso del gestor político, ya que debe formar parte
del plan estratégico a desarrollar durante el mandato político.
2.
Aunque
no tuvieron incidencia en el supuesto de referencia, la planificación sobre los
plazos y la financiación del proyecto son los elementos críticos para el éxito
en la gestión de un proyecto. Máxime si éste se lleva a cabo en el ámbito de
una Administración Pública, precisamente, por los complejos trámites
administrativos que conlleva una modificación, especialmente, en lo
concerniente a la financiación del proyecto.