Presentación

TAREA MÓDULO 4

Informe sobre el proyecto DIGITALEXP (Grupo MOOClanders2017)

Seguidamente valoramos algunos aspectos que, en nuestra opinión, han influido de modo especial en el éxito de nuestro proyecto.

Definición del proyecto

Desarrollo de una aplicación informática que permita el almacenamiento electrónico de los expedientes tramitados de manera no electrónica, como sistema transitorio antes de la implantación de la Administración Electrónica. Este sistema informático deberá ser compatible en el futuro con la aplicación informática que implante la Administración de la CAIB, así como con la aplicación informática de la Administración de Justicia.

El sistema informático se implementó en el Departamento de los Servicios Jurídicos de la Consejería de Educación y Universidad.

Indicadores

Los principales indicadores (KPIs) definidos para el proyecto han sido los plazos y los costes.  Así, se ha conseguido evitar la variación en los plazos previsto con la entrega de la aplicación informática según lo planificado. No en vano, se definió como actividad crítica el desarrollo del programa informático (evitando así el retraso en su entrega).

Los costes se adecuaron a la valoración inicial prevista lo que permitió la ejecución del contrato con la empresa contratista, sin necesidad de tramitar ninguna modificación presupuestaria al respecto. El control de este aspecto resultó de gran importancia dado que, al tratarse de una Administración, las modificaciones presupuestarias se hubieran tenido que ajustar a los requisitos legales previstos para estos supuestos (con la correspondiente tramitación administrativa), lo que sin duda habría afectado negativamente sobre los plazos previstos de entrega.

Alcance y Actividades del Proyecto

1.      El producto electrónico que permita el almacenamiento de la documentación, previamente digitalizada, de los expedientes administrativos del Departamento que se tramitan en papel, ha sido totalmente desarrollado e implantado de acuerdo con los períodos previstos para cada fase (1 mes de selección y formación del equipo interdepartamental, 4 meses de desarrollo del programa informático, 2 meses de prueba piloto, 2 meses de implementación del programa en la Consejería de Educación y Universidad y 1 mes de difusión y comunicación del Proyecto) y se encuentra en funcionamiento. No se han producido desviaciones o cambios significativos en el cronograma ya que se ha realizado un seguimiento exhaustivo y detallado del desarrollo del programa informático para poder solventar cualquier tipo de incidencia y, en su caso, equilibrar la carga de recursos destinada a esta fase.

2.      Se ha desarrollado una plataforma o base de datos donde se almacenan electrónicamente la documentación de los expedientes administrativos.

3.      Se ha desarrollado una base de datos sobre las consultas formuladas a los funcionarios del Departamento y las respuestas dadas.

4.      Se ha creado un fichero de datos de carácter personal para cumplir con la legislación de protección de datos mediante la tramitación de una norma.

5.      Se han digitalizado los expedientes ya archivados correspondientes a los últimos dos años.

6.      Se dispone del manual de usuario.

7.      Se han realizado las actividades de formación de personal usuario.

8.      Se espera que al final de 2018 el 100% de la documentación de los expedientes administrativos se almacenará en la plataforma o base de datos objeto del Proyecto. Se ha iniciado esta tarea.

9.      Se ha implantado un servicio de soporte a cargo de la empresa contratista para la solución de incidencias que genere el programa informático, así como un servicio de mantenimiento.

Recursos humanos

El equipo está compuesto por seis personas de la Consejería:

§  El jefe del Departamento (director del Proyecto) y el jefe de servicio de la unidad administrativa que lo implanta (coordinador).

§  Para la fase del desarrollo del programa informático. El personal lo fijó la empresa contratista, siempre dentro de los límites del presupuesto asignado al contrato.

§  Para la prueba piloto se necesitaron dos personas. Esta prueba permitió la mejora del programa y la corrección de algunas de sus características.

§  Para la fase de implementación del programa informático se necesitaron dos personas con conocimientos informáticos, una de la DG Desarrollo Tecnológico y otra de la empresa contratista.

§  Finalmente, dos personas se encargaron de la difusión y comunicación del proyecto a través de intranet y en el portal de la Consejería. Una de ellas había trabajado también en la prueba piloto.

Costes

·         Selección y Formación del equipo: retribuciones funcionariales proporcionales al tiempo dedicado (€). Coste del curso de formación (incluido en el contrato).

·         Desarrollo programa informático: 12.000 €, incluye el manual de Usuario.

·         Prueba piloto: retribuciones funcionariales proporcionales al tiempo dedicado.

·         Implementación del programa informático: parte proporcional del coste de la fase del desarrollo del programa informático, y además las retribuciones funcionariales proporcionales al tiempo dedicado (€).

·         Difusión y comunicación del proyecto: retribuciones funcionariales proporcionales al tiempo dedicado.

Riesgos

Se habían detectado una serie de riesgos en el proyecto al inicio de la planificación:

·         Disponer de presupuesto suficiente para realizar el Proyecto: Al final se contó con dicho presupuesto.

·         La posibilidad de que el Proyecto no sea un objetivo estratégico prioritario para los cargos políticos de la Consejería: El proyecto se ha entendido desde la dirección política de la Consejería como una necesidad clave para dar cumplimiento a la normativa sobre procedimiento administrativo y como un punto de inicio en el camino hacia la implantación de la Administración electrónica en la CAIB. Por ese motivo se consiguió la autorización pertinente para poner en marcha el proyecto.

·         El posible rechazo de los funcionarios que deben trabajar con la aplicación informática. El manejo del programa, sobre todo al principio, puede conllevar la necesidad de dedicarle un tiempo de la jornada de trabajo: La empresa contratada para el desarrollo del programa informático realizó una sesión formativa al personal y proporcionó el correspondiente Manual de Usuario. Se incluyó en los costes del proyecto por parte de la empresa contratista. La nueva dinámica creada por la aplicación informática generó cierta resistencia en varios trabajadores del órgano receptor lo que derivó en la necesidad de llevar a cabo un proceso de explicación y formación para que se familiarizasen con la nueva herramienta informática por parte del equipo gestor del proyecto que ha conseguido motivar al personal usuario.

·         El trabajo de digitalizar los expedientes que ya están archivados será lento y habrá que buscar tiempo para realizar este nuevo trabajo. Será un trabajo un poco más lento pero ya se ha iniciado y es factible que se consiga ya que el personal se ha mostrado implicado en el mismo.

·         Las especificaciones técnicas que exigía la Dirección General de Desarrollo Tecnológico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, las cuales fueron muy exigentes y se tuvieron que incluir en el pliego de prescripciones técnicas del contrato de suministro del programa informático a desarrollar por una empresa externa a la Administración. Al final el contrato contó con la aprobación de la citada Dirección General.

Adquisiciones

La contratación de la empresa para desarrollar el programa informático se realizó según el plan previsto, así como el desarrollo del programa, habiéndose realizado pequeños cambios en la recepción del programa a los efectos de solucionar diversas incidencias que surgieron en la instalación del programa en los ordenadores de los usuarios.

Acciones correctivas

En el seguimiento del Proyecto se han detectado algunas incidencias informáticas por la falta de memoria RAM de algunos ordenadores bastante antiguos, por lo que como acción correctiva se ha considerado necesario adquirir nuevos ordenadores con mayor memoria RAM para substituir a los ordenadores antiguos.

Lecciones aprendidas

Las lecciones aprendidas, principalmente, han sido dos:

1.      Para llevar a cabo la gestión de un proyecto en la Administración Pública es fundamental contar con el impulso del gestor político, ya que debe formar parte del plan estratégico a desarrollar durante el mandato político.

2.      Aunque no tuvieron incidencia en el supuesto de referencia, la planificación sobre los plazos y la financiación del proyecto son los elementos críticos para el éxito en la gestión de un proyecto. Máxime si éste se lleva a cabo en el ámbito de una Administración Pública, precisamente, por los complejos trámites administrativos que conlleva una modificación, especialmente, en lo concerniente a la financiación del proyecto.