Ejercicio semana 1 del grupo MOOClanders17 ( #EquipoGProyecto17)

DIAGRAMA DAFO

Nombre de la organización: Consejería de Educación y Universidad, de la Administración de la comunidad autónoma de las Islas Baleares.

Actividad principal: Servicio Público Educación.

Ámbito de actuación: autonómico.

Nivel actual de gestión: sistema de gestión de procesos (no electrónicos). Falta la implantación de la tramitación electrónica de estos procesos.

MATRIZ DAFO:

	ANÁLISIS INTERNO	ANÁLISIS EXTERNO
NEGATIVOS	DEBILIDADES D1. Sobrecarga de trabajo e insuficiencia de recursos técnicos y de personal informático. D2. Falta de motivación y resistencia al cambio del personal. D3.Falta de información del personal. D4.Falta de comunicación entre órganos administrativos y entre el personal directivo y el empleado público. D5. Necesidad de más formación del personal funcionario en nuevas tecnologías y sistemas de calidad. D6. Falta de continuidad de los proyectos iniciados. D7. Falta de una estrategia clara por parte de los cargos directivos.	AMENAZAS A1. Falta de tradición. A2. Burocracia. A3. La ciudadanía percibe que se trata de una “moda”. A4. La ciudadanía la percibe como una imposición de la Administración. A5. Cambios o movimientos de personal consecuencia de los concursos de traslado de funcionarios, oposiciones y bolsines de interinos. A6. No continuidad en el tiempo del personal directivo político (cambio en la organización: los cargos políticos cada 4 años).
POSITIVOS	FORTALEZAS F1. En la Consejería se tiene experiencia/habilidad en trabajo en equipo. F2. La Consejería dispone de personal cualificado en gestión de proyectos. F3. La Consejería dispone de personal con capacidad de adaptación al cambio. F4. La Consejería tiene capacidad para generar proyectos de mejora. F5. La Consejería dispone de un equipo técnico de informática educativa para la resolución de las incidencias informáticas. F6. En la organización algunos trámites ya implementados se realizan por medios telemáticos (inscripción en bolsas de personal docente interino para cubrir sustituciones durante el curso escolar). F7. La Consejería debe cumplir la normativa autonómica sobre administración electrónica (Decreto 113/2010, de 5 de noviembre, de acceso electrónico a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears). F8. Los servicios prestados por la Consejería están bien valorados y acogidos por los usuarios.	OPORTUNIDADES O1. Ofrecer y prestar un mejor servicio desde la Administración, para conseguir una mayor satisfacción de los usuarios. O2. Innovar y modernizar la Administración (Está de “moda”). O3. Es un incentivo para la mejora de la calidad. O4. Se puede aprovechar la experiencia de otras Administraciones. O5. Ofrecer una información constante y actualizada a los usuarios. O7. Permite conseguir la interoperabilidad, interconexión e intercambio de información con otras Administraciones.

PROYECTOS:

I.                   Lista de proyectos estratégicos internos (mínimo 4): proyectos que dan respuesta a debilidades internas y pueden fortalecer a la organización ante amenazas y oportunidades externas:

1.      Formar de manera continua al personal de la Administración de la CAIB en materia de administración electrónica y, en concreto, de tramitación electrónica de procedimientos (registro, notificaciones, archivo, etc.).

2.      Contratar más personal informático para desarrollar aplicaciones informáticas y resolver las incidencias que planteará la implantación de la tramitación electrónica de los procedimientos.

3.      Adquirir y/o actualizar los ordenadores para que tengan suficiente memoria para implantar la tramitación electrónica, así como escáneres de alta resolución para escanear la documentación que se presente en cada uno de los registros de entrada de documentos.

4.      Desarrollar una aplicación informática que permita el almacenamiento electrónico de los expedientes tramitados de manera no electrónica, como sistema transitorio antes de la implantación de la Administración Electrónica. Este sistema informático deberá ser compatible en el futuro con la aplicación informática que implante la Administración de la CAIB, así como con la aplicación informática de la Administración de Justicia.

5. Lista de proyectos estratégicos externos (mínimo 4): proyectos que apoyados en fortalezas internas pueden impulsar oportunidades externas:

1.      Impulsar por medio de un incremento de su presupuesto que el Servicio de Informática Educativa pueda desarrollar más aplicaciones informáticas e impulsar la administración electrónica, tanto para la Consejería como para los centros educativos.

2.      Extender el uso de los trámites que hoy se realizan electrónicamente a los expedientes que todavía se realizan en papel.

3.      Aprovechar el conocimiento del equipo técnico con conocimientos en materia de administración electrónica para que pueda formar a nuevos técnicos.

4.      Aprobar y/o modificar la normativa en materia de administración electrónica para facilitar y simplificar todavía más la tramitación electrónica de los procedimientos.

SELECCIÓN DEL PROYECTO:

CRITERIOS DE SELECCIÓN	PONDERACIÓN
A. Interés en el personal	X3
B. Proyecto viable económicamente	X4
C. Carácter innovador	X3
D. Proyecto técnicamente viable	X5

Criterios de selección = (valor de 1 a 5) x ponderación

	CRITERIOS DE SELECCIÓN
PROYECTOS INTERNOS	A	B	C	D	Aplicación de la fórmula	TOTAL
I1	4	4	3	4	12+16+9+20	57
I2	4	3	2	4	12+12+6+20	50
I3	4	3	4	4	12+12+12+20	56
I4	4	4	5	5	12+16+15+25	68
PROYECTOS EXTERNOS
E1	3	2	2	3	9+8+6+15	38
E2	2	3	4	3	6+12+12+15	45
E3	3	4	4	4	9+16+12+20	57
E4	4	4	4	2	12+16+12+10	50

El proyecto que más puntuación ha logrado es el I4: Desarrollar una aplicación informática que permita el almacenamiento electrónico de los expedientes tramitados de manera no electrónica, como sistema transitorio antes de la implantación de la Administración Electrónica. Este sistema informático deberá ser compatible en el futuro con la aplicación informática que implante la Administración de la CAIB, así como con la aplicación informática de la Administración de Justicia. Será, por tanto, este proyecto el que tendrá que desarrollarse.