TAREAS MÓDULO 3 (Proyecto DIGITALEXP del equipo MOOClanders2017)

TAREAS MÓDULO 3 (Proyecto DIGITALEXP del equipo MOOClanders2017)

Introducción

En las tareas anteriores indicamos que nuestro Proyecto, que había obtenido la mayor puntuación una vez aplicados los criterios de selección con la correspondiente ponderación y realizada la matriz DAFO, trataba de desarrollar una aplicación informática que permita el almacenamiento electrónico de los expedientes tramitados de manera no electrónica, como sistema transitorio antes de la implantación de la Administración Electrónica. Este sistema informático deberá ser compatible en el futuro con la aplicación informática que implante la Administración de la CAIB, así como con la aplicación informática de la Administración de Justicia.

En la tarea del módulo 2 se definió el ámbito del Proyecto y se especificaron sus limitaciones, para ello se redactó el Acta de Constitución del Proyecto que fue un trabajo realizado en equipo por los MOOClanders2017 como continuación del primer trabajo en el que quedó seleccionado el trabajo a desarrollar.

El equipo consta de un total de cinco personas: Mercedes Martínez, Isabel Gimeno, Juan Carlos Pons, Guillermo Ollers y Mercedes Haro. Tres de ellas trabajan en la misma Consejería y pueden realizar reuniones presenciales para trabajar en común. La comunicación con las otras dos personas se lleva a cabo por WhatsApp, correo electrónico o vía telefónica.

Hemos entendido que el trabajo en equipo aporta visiones y análisis de más personas, de manera que ello enriquece el trabajo y también los conocimientos de todos sus miembros, dado que si bien es verdad que las tareas han sido las mismas para todos los miembros del grupo, las reflexiones no, ya que cada miembro vive y comunica su proceso de una forma única. En definitiva hemos implementado en nuestro trabajo grupal el ya conocido principio: ¡La interacción es enriquecimiento!

En esta tercera tarea, como en las anteriores, la formación del mapa mental y todos los diagramas posteriores ha sido fruto de las aportaciones de los compañeros. Se presentó un primer borrador por uno de ellos y todos los demás han aportado sus propuestas nuevas, las propuestas de rectificación, la forma de presentación, etc.

Hemos intentado responder a lo que nos pedían e ir un poco más allá. Después del mapa mental nos hemos atrevido a desarrollar los diagramas y tablas posteriores que se describen en el módulo 3. De esta manera el trabajo resulta más completo y enriquecido, y favorece el intercambio de opiniones e incluso el debate entre los miembros del equipo. Así hemos podido estudiar y analizar con un ejemplo práctico toda la teoría que nos habían explicado en el módulo 3.

En cuanto a la presentación, tanto el mapa mental como el diagrama de interrelaciones se han hecho con el programa CmapTools. De nuevo, una herramienta informática nueva que hemos tenido que aprender a manejar.

Los mapas mentales se pueden desarrollar en equipo, como ha sido nuestro caso, siendo una manera de dinamizarlo, ya que hemos conseguido un “brainstorming” de ideas desordenadas que luego hemos podido organizar en forma de mapa mental. Esto ha permitido la participación de todos los miembros de una forma inmediata y sin necesidad de organizar tiempos de intervención.

Por otro lado, la utilidad del Proyecto en nuestro puesto de trabajo la consideramos evidente. Mientras no se desarrolle la Administración electrónica, es una forma de tener nuestros expedientes digitalizados en el ordenador de manera que se pueda conocer de forma inmediata y sencilla toda la información relativa a los mismos: qué técnico es el responsable del expediente, su documentación, si ha habido recurso, etc. Además, se pueden obtener copias inmediatas de la documentación y enviarlo por ejemplo a los tribunales en caso de interposición de recursos ante estos.

Pero sin más preámbulos vayamos a las actividades necesarias para la ejecución del proyecto: mapa mental, diagrama de relaciones y tabla de precedencias.

1. Mapa mental del proyecto

El mapa mental supone cartografiar las distintas fases, actividades y tareas de nuestro Proyecto. Toda esta información se representa mediante dibujos e imágenes. Responde al concepto de sabiduría popular, "una imagen vale más que mil palabras”. Las imágenes estimulan la imaginación y suponen una "representación mental” de un pensamiento o ideas. Al mismo tiempo fortalecen la memoria. El mapa mental se basa en la lógica de la asociación. Por tanto, una vez que tenemos nuestro Proyecto, tenemos que desarrollar mediante diagramas las distintas fases, actividades y tareas.

En el centro del diagrama se sitúa el objetivo del proyecto que es el desarrollo de programa informático (bases de datos de los expedientes digitalizados y consultas a la consejería). El Proyecto consiste en el desarrollo y la implantación de un nuevo producto electrónico que permita el almacenamiento de la documentación, previamente digitalizada, de los expedientes administrativos del Departamento que se tramitan en papel. Este sistema debe servir de puente entre la tramitación clásica en papel de los expedientes administrativos y la futura tramitación electrónica, además de ser compatible con los sistemas informáticos de otras administraciones y con las especificaciones técnicas que exige la Dirección General de Desarrollo Tecnológico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears. Además, se desarrollará una base de datos en la que se recojan las consultas que realizan los usuarios al Departamento y las respuestas dadas por su personal.

Para hacer el mapa mental hemos ido abriendo radialmente las diferentes ramas del Proyecto, el primer nivel consta de 5 ramas que corresponden a las fases del mismo. A su vez cada fase del primer nivel se subdivide en actividades que corresponden al segundo nivel. En concreto, las 5 fases del Proyecto de desarrollo del programa informático DIGITALEXP con sus correspondientes actividades son las siguientes:

1)    Selección e impartición de formación del equipo interdepartamental, que está compuesto o integrado por: 1.1) personal de Coordinación y Gestión del Proyecto de la Consejería de Educación y Universidad, 1.2) personal informático (TIC) y 1.3) personal de otra Consejería.

2)    Desarrollo del programa informático, que se subdivide en cuatro actividades: 2.1) requisitos técnicos, 2.2) programación de la herramienta, 2.3) formación de los usuarios y 2.4) pruebas del programa.

3)    Prueba piloto de DIGITALEXP, que se subdivide en tres actividades: 3.1) seleccionar el personal que realizará las pruebas, 3.2) aplicar el intercambio de datos y 3.3) realizar mejoras del sistema.

4)    Implementación del programa informático, que se subdivide en dos actividades: 4.1) la configuración del programa para su instalación por la Dirección General de Desarrollo Tecnológico y 4.2) la instalación del programa en los ordenadores de los usuarios por parte del personal informático de la Consejería de Educación y Universidad.

5)    Difundir y comunicar el Proyecto, que se subdivide en tres actividades: 5.1) manual de usuario del programa con su publicación en la Intranet, 5.2) plan de comunicación y 5.3) publicación en la Sede electrónica de la CAIB.

 

2. Diagrama de Interrelaciones del Proyecto

Es un método complementario al mapa mental y lo hemos aplicado una vez que ya teníamos definido el mapa. Nos ha permitido determinar de una manera clara y objetiva el orden de realización de las fases del proyecto.

Hemos definido qué relación hay entre dos elementos dentro de las fases que habíamos definido. Hemos dibujado una flecha desde la fase “causa” a la fase “efecto”. No ha habido ninguna fase que pueda desarrollarse en paralelo por no tener relación de causa-efecto. Según el número de entradas (E) y salidas (S) de cada fase, se ha obtenido el orden de desarrollo de cada una de las fases.

En definitiva, se han colocado en los círculos las fases surgidas del mapa mental y se ha realizado el análisis de la relación causa-efecto entre cada par de fases. Finalmente, se ha obtenido el orden de las fases del proyecto:

  

1. Formación del equipo interdepartamental (0E / 3S) 

2. Desarrollo del programa informático por la empresa informática contratada y por el personal TIC de la CAIB (1E / 2S) 

3. Prueba piloto del programa por parte de los técnicos de la consejería y personal externo seleccionado de otra consejería (2E/1S) 

4. Implementación del programa por parte del personal de la Consejería de Educación y Universidad (3E / 1S)

5. Difusión y comunicación del proyecto (1E/0S)

Representación PERT

De acuerdo al diagrama anterior se establecen los tiempos para cada actividad y se calcula el margen para cada actividad, así como el camino crítico del proyecto. Se representa a continuación sobre el diagrama y la tabla siguiente.

N	Actividad / Fase	Actividad que precede	Duración (meses)	RRHH (N.º personas)	Coste (miles de euros)	Entregas  (fin de la actividad)
A	Selección y Formación del equipo	------	1 mes	6	Retribuciones funcionariales proporcionales al tiempo dedicado (€)	Cursos de formación realizados
B	Desarrollo programa informático	A	4 meses	A determinar por empresa contratista (con el límite del coste indicado para esta Fase B)	12.000 €	Plan de cambios y mejoras del programa
C	Prueba piloto	B	2 mes	2	Retribuciones funcionariales proporcionales al tiempo dedicado (€)	Comprobaciones funcionamiento programa Manual de Usuario
D	Implementación del programa informático	C	2 mes	1DG Desarrollo Tecnológico 1Empresa contratista	Parte proporcional coste Fase B + Retribuciones funcionariales proporcionales al tiempo dedicado (€)	Puesta en marcha del programa en la Consejería
E	Difusión y Comunicación del proyecto	D	1 mes	2	Retribuciones funcionariales proporcionales al tiempo dedicado (€)	Difusión personal consejería. Publicación en Intranet y portal de la CAIB

Diagrama de GANTT del proyecto

Sobre la base del diagrama que obtenemos en el apartado anterior podemos dibujar el diagrama de Gantt, se colocan en el eje vertical las actividades y en el eje horizontal la unidad de tiempo establecida.  

	ACTIVITATS	MES 1	MES 2	MES 3	MES 4	MES 5	MES 6	MES 7	MES 8	MES 9	MES 10
A	Selección y Formación del equipo Interdepartamental
B	Desarrollo Programa Informático
C	Prueba piloto
D	Implementación del programa en la Consejería de Educación y Universidad
E	Difusión y comunicación del proyecto

Después hemos analizado el camino crítico. Es decir, aquellas actividades que son críticas dentro de nuestro Proyecto y que deben mantenerse en los tiempos establecidos para que el Proyecto no sufra ningún retraso. En nuestro caso, consideramos que el camino crítico es el de las actividades señaladas en azul (desarrollo del programa informático), ya que el tiempo dedicado a ellas es el mayor de todas las fases del Proyecto y un retraso en esta fase supone un retraso de todo el Proyecto. A los efectos de evitar un retraso en la fase de desarrollo del programa informático, que como se ha mencionado afectaría al Proyecto entero, se ha previsto realizar un seguimiento exhaustivo y detallado de cómo se desarrolla el programa informático para poder solventar cualquier tipo de incidencia y, en su caso, equilibrar la carga de recursos destinada a esta fase.